Purchasing · Beginner
Rever Encomendas de Compra Pendentes
Aprenda a rever ordens de compra com entregas pendentes e a identificar os artigos que precisam de acompanhamento. Distinga as entregas em atraso das que não têm uma data de entrega confirmada.
A gestão eficaz de ordens de compra (OCs) é crucial para garantir a disponibilidade atempada de peças sobressalentes e materiais, impactando diretamente a eficiência da manutenção. Este guia foca-se na revisão de ordens de compra pendentes para identificar e abordar proativamente os atrasos nas entregas. Dominar este processo ajuda a minimizar o tempo de inatividade e otimizar a continuidade operacional.
Onde se faz e passo a passo
Passo a passo no ManWinWin Desktop
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Abra a lista de ordens de compra na sua instalação.
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Utilize os filtros disponíveis, quando existirem, para restringir a revisão às ordens com entregas pendentes; utilize as designações da sua instalação, sem pressupor um estado denominado Pendente.
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Abra uma ordem que necessite de revisão e identifique a respetiva referência e o fornecedor para acompanhamento.
- 4
Compare a informação dos artigos com as entregas registadas para identificar o que falta entregar, distinguindo os artigos totalmente por entregar dos parcialmente entregues.
- 5
Compare as datas previstas de entrega registadas para os artigos pendentes com a data atual, distinguindo entregas em atraso, entregas futuras e datas em falta.
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Repita a revisão para as restantes ordens e prepare uma lista de acompanhamento com a referência de cada ordem, o fornecedor, o artigo pendente e a questão relativa à data de entrega, sem alterar ordens nem registar receções.
Enquadramento teórico e técnico
Importância das Entregas Oportunas na Manutenção
Na gestão de manutenção, a chegada de peças sobressalentes e consumíveis no momento certo é primordial. Atrasos podem levar a tempos de inatividade prolongados de equipamentos, aumento de perdas de produção e custos de manutenção gerais mais elevados. Ao revisar ativamente as ordens de compra pendentes, as equipas de manutenção podem antecipar potenciais carências, comunicar com fornecedores e tomar decisões informadas para mitigar riscos, garantindo que os cronogramas de manutenção são cumpridos e a disponibilidade operacional (um KPI chave) permanece elevada. Esta abordagem proativa apoia os princípios da gestão eficaz de ativos, conforme descrito na ISO 55000.
Distinguir Estados de Entrega
Ao revisar as ordens de compra, é vital diferenciar entre vários estados de entrega. 'Entregas pendentes' refere-se a quaisquer itens numa OC que ainda não foram totalmente recebidos. Dentro disso, 'entregas em atraso' são aquelas com uma data de entrega esperada no passado que foi perdida. 'Entregas futuras' são esperadas numa data posterior, e 'datas em falta' indicam itens onde nenhuma informação de entrega esperada foi registada. Esta distinção ajuda a priorizar ações de acompanhamento, permitindo focar em itens críticos que já estão a impactar ou em breve irão impactar os planos de manutenção.
Impacto nos KPIs de Manutenção
A gestão eficiente das ordens de compra pendentes influencia diretamente vários KPIs críticos de manutenção. Atrasos no recebimento de peças podem aumentar significativamente o Tempo Médio de Reparação (MTTR), pois os equipamentos permanecem fora de serviço à espera de componentes. Isso, por sua vez, afeta negativamente a disponibilidade do equipamento e a Eficácia Geral do Equipamento (OEE). Pelo contrário, um processo de aquisição simplificado, apoiado por uma revisão diligente de OC, ajuda a reduzir os prazos de entrega, garante que as peças estão disponíveis quando necessário para manutenção preventiva e contribui para um melhor controlo de inventário, melhorando, em última análise, o desempenho dos ativos e reduzindo avarias inesperadas.
Boas práticas
- Agende regularmente a revisão de OC: Torne-a uma rotina verificar as ordens pendentes, talvez semanalmente ou quinzenalmente.
- Priorize itens críticos: Concentre os esforços de acompanhamento primeiro nas peças para ativos críticos ou reparações urgentes.
- Mantenha comunicação clara: Estabeleça canais claros com fornecedores para atualizações de entrega.
- Documente todos os problemas: Mantenha um registo de problemas de entrega e ações de acompanhamento para referência futura e avaliação do fornecedor.
Perguntas frequentes
Por que é importante distinguir entre itens totalmente e parcialmente entregues?
A distinção permite uma avaliação precisa do inventário e um acompanhamento direcionado. Itens parcialmente entregues podem permitir que algum trabalho prossiga, enquanto itens totalmente pendentes requerem atenção total, especialmente se forem componentes críticos para tarefas de manutenção.
Com que frequência devo revisar as ordens de compra pendentes?
A frequência depende da escala e urgência da sua operação, mas pelo menos semanalmente é uma boa prática. Ambientes de alto volume ou just-in-time podem exigir verificações diárias para evitar interrupções nos cronogramas de manutenção.
O que devo fazer se um fornecedor atrasa consistentemente as entregas?
Atrasos consistentes justificam uma revisão do desempenho do fornecedor. Documente essas ocorrências e considere discutir potenciais problemas com o fornecedor, explorar fornecedores alternativos ou ajustar pontos de reabastecimento e prazos de entrega para futuras encomendas para mitigar riscos.
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