Purchasing · Beginner
Revisar Pedidos de Compra Pendientes
Aprenda a revisar órdenes de compra con entregas pendientes e identificar los artículos que requieren seguimiento. Distinga las entregas atrasadas de las que no tienen una fecha de entrega confirmada.
La gestión eficaz de las órdenes de compra (OCs) es crucial para asegurar la disponibilidad oportuna de repuestos y materiales, impactando directamente la eficiencia del mantenimiento. Esta guía se centra en revisar las órdenes de compra pendientes para identificar y abordar los retrasos en las entregas de manera proactiva. Dominar este proceso ayuda a minimizar el tiempo de inactividad y optimizar la continuidad operativa.
Where it's available and step by step
Step by step in ManWinWin Desktop
- 1
Abra la lista de órdenes de compra en su instalación.
- 2
Utilice los filtros disponibles, cuando existan, para limitar la revisión a las órdenes con entregas pendientes; utilice las denominaciones de su instalación, sin dar por supuesto un estado denominado Pendiente.
- 3
Abra una orden que requiera revisión e identifique su referencia y el proveedor para realizar el seguimiento.
- 4
Compare la información de los artículos con las entregas registradas para identificar qué queda por entregar, distinguiendo los artículos totalmente pendientes de los parcialmente entregados.
- 5
Compare las fechas previstas de entrega registradas para los artículos pendientes con la fecha actual, distinguiendo las entregas atrasadas, las entregas futuras y las fechas que faltan.
- 6
Repita la revisión para las demás órdenes y prepare una lista de seguimiento con la referencia de cada orden, el proveedor, el artículo pendiente y la cuestión relativa a la fecha de entrega, sin modificar órdenes ni registrar recepciones.
Theory and technical background
Importancia de las Entregas Oportunas en Mantenimiento
En la gestión de mantenimiento, la llegada de repuestos y consumibles en el momento adecuado es primordial. Los retrasos pueden llevar a tiempos de inactividad prolongados de los equipos, mayores pérdidas de producción y costos de mantenimiento generales más altos. Al revisar activamente las órdenes de compra pendientes, los equipos de mantenimiento pueden anticipar posibles desabastecimientos, comunicarse con los proveedores y tomar decisiones informadas para mitigar riesgos, asegurando que los cronogramas de mantenimiento se cumplan y la disponibilidad operativa (un KPI clave) se mantenga alta. Este enfoque proactivo apoya los principios de la gestión eficaz de activos, según lo establecido en la ISO 55000.
Distinguir Estados de Entrega
Al revisar las órdenes de compra, es vital diferenciar entre varios estados de entrega. 'Entregas pendientes' se refiere a cualquier artículo en una OC que aún no ha sido recibido completamente. Dentro de esto, las 'entregas atrasadas' son aquellas con una fecha de entrega esperada en el pasado que se ha incumplido. Las 'entregas futuras' se esperan en una fecha posterior, y las 'fechas faltantes' indican artículos donde no se ha registrado información de entrega esperada. Esta distinción ayuda a priorizar las acciones de seguimiento, permitiendo centrarse en los elementos críticos que ya están impactando o pronto impactarán los planes de mantenimiento.
Impacto en los KPIs de Mantenimiento
La gestión eficiente de las órdenes de compra pendientes influye directamente en varios KPIs críticos de mantenimiento. Los retrasos en la recepción de piezas pueden aumentar significativamente el Tiempo Medio de Reparación (MTTR), ya que los equipos permanecen fuera de servicio esperando componentes. Esto, a su vez, afecta negativamente la disponibilidad del equipo y la Eficacia General del Equipo (OEE). Por el contrario, un proceso de adquisición simplificado, apoyado por una revisión diligente de OC, ayuda a reducir los plazos de entrega, asegura que las piezas estén disponibles cuando se necesiten para el mantenimiento preventivo y contribuye a un mejor control de inventario, mejorando, en última instancia, el rendimiento de los activos y reduciendo las averías inesperadas.
Best practices
- Programe regularmente la revisión de OC: Convierta en rutina verificar los pedidos pendientes, quizás semanalmente o quincenalmente.
- Priorice artículos críticos: Concéntrese en el seguimiento de piezas para activos críticos o reparaciones urgentes primero.
- Mantenga una comunicación clara: Establezca canales claros con los proveedores para las actualizaciones de entrega.
- Documente todos los problemas: Mantenga un registro de los problemas de entrega y las acciones de seguimiento para referencia futura y evaluación del proveedor.
Frequently asked questions
¿Por qué es importante distinguir entre artículos total y parcialmente entregados?
Distinguir permite una evaluación precisa del inventario y un seguimiento dirigido. Los artículos parcialmente entregados podrían permitir que algún trabajo avance, mientras que los artículos totalmente pendientes requieren atención completa, especialmente si son componentes críticos para las tareas de mantenimiento.
¿Con qué frecuencia debo revisar las órdenes de compra pendientes?
La frecuencia depende de la escala y urgencia de su operación, pero al menos semanalmente es una buena práctica. Los entornos de alto volumen o just-in-time pueden requerir verificaciones diarias para evitar interrupciones en los cronogramas de mantenimiento.
¿Qué debo hacer si un proveedor retrasa consistentemente las entregas?
Los retrasos constantes justifican una revisión del rendimiento del proveedor. Documente estas incidencias y considere discutir posibles problemas con el proveedor, explorar proveedores alternativos o ajustar puntos de reorden y tiempos de entrega para futuros pedidos para mitigar el riesgo.
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