Purchasing · Intermediate
Adicionar Materiais a uma Encomenda
Aprenda a definir os materiais, as quantidades e os preços unitários acordados numa ordem de compra existente. Confira as linhas de materiais antes de guardar o conteúdo da ordem.
A aquisição precisa de materiais é fundamental para operações de manutenção eficazes. Este guia detalha como adicionar materiais, quantidades e preços unitários acordados a uma ordem de compra existente no ManWinWin Desktop, garantindo precisão nos seus registos de inventário e financeiros.
Onde se faz e passo a passo
Passo a passo no ManWinWin Desktop
- 1
Abra a ordem de compra existente cujo conteúdo de materiais pretende completar.
- 2
Aceda às linhas de materiais da ordem para adicionar as peças necessárias.
- 3
Selecione o primeiro material na lista de materiais, conferindo o código e a descrição com a peça necessária.
- 4
Indique a quantidade a comprar do material selecionado.
- 5
Introduza o preço unitário acordado para a unidade de medida dessa quantidade.
- 6
Repita a seleção do material e a introdução da quantidade e do preço para cada peça adicional, verificando se existem duplicações involuntárias.
- 7
Confira todas as linhas com os materiais necessários e os preços acordados e verifique os valores de impostos e os totais apresentados.
- 8
Guarde o conteúdo da ordem de compra depois de confirmar que as linhas de materiais estão corretas.
Enquadramento teórico e técnico
O Papel das Ordens de Compra na Gestão da Manutenção
As ordens de compra (OCs) são documentos formais emitidos por um comprador a um vendedor, indicando tipos, quantidades e preços acordados para produtos ou serviços. Na manutenção, OCs bem definidas são cruciais para adquirir peças sobressalentes, consumíveis e serviços necessários para a conservação de ativos. Garantem que os itens corretos são encomendados, ao preço certo, de fornecedores aprovados, alinhando-se com as políticas de aquisição e prevenindo discrepâncias no inventário e reconciliação financeira. A gestão eficaz de OCs minimiza o tempo de inatividade e suporta a alocação ótima de recursos.
Importância da Especificação Precisa de Materiais
Especificar materiais com precisão numa ordem de compra é vital por várias razões. Previne a aquisição de peças incorretas, o que pode levar a atrasos custosos, retrabalho ou até danos aos ativos. A precisão nos códigos de material, descrições e unidades de medida garante que os itens recebidos correspondem aos requisitos de manutenção e podem ser devidamente integrados no inventário. Esta precisão também suporta a conformidade com normas como a ISO 55000 (Gestão de Ativos), mantendo registos claros das despesas relacionadas com ativos e rastreabilidade de materiais.
Controlo de Custos e Gestão de Preços Unitários
Controlar os custos é um aspeto central da gestão da manutenção, e a gestão dos preços unitários nas ordens de compra desempenha um papel significativo. Inserir com precisão os preços unitários acordados para cada material garante que o custo de aquisição se alinha com as previsões orçamentais e os acordos com os fornecedores. Esta prática permite um rastreamento preciso dos custos por ativo, ordem de trabalho ou departamento, contribuindo para KPIs como o Custo de Manutenção por Unidade de Produção ou o Custo Total de Manutenção. Verificar os preços antes de gravar ajuda a prevenir gastos excessivos e suporta a transparência financeira.
Boas práticas
- Sempre verifique códigos e descrições de materiais com os dados mestre do seu inventário para evitar erros de encomenda.
- Confirme os preços unitários com a cotação ou acordo do fornecedor antes de os inserir na OC.
- Revise regularmente as OCs pendentes para rastrear as datas de entrega e evitar escassez de materiais.
- Utilize dados históricos de compra para negociar melhores preços e termos com fornecedores para peças sobressalentes comuns.
Perguntas frequentes
Por que é importante verificar as linhas de material antes de gravar?
A verificação minuciosa previne erros como quantidades incorretas, preços unitários errados ou itens duplicados. Estes erros podem levar a discrepâncias financeiras, imprecisões de inventário e atrasos nas operações de manutenção devido ao recebimento de peças erradas.
O que acontece se um material for acidentalmente duplicado numa ordem de compra?
Materiais duplicados podem levar a excesso de encomendas, resultando em inventário excessivo, aumento dos custos de armazenagem e potencial obsolescência. Também inflaciona as despesas de aquisição e imobiliza capital desnecessariamente, afetando a adesão ao orçamento.
Como a encomenda precisa de materiais contribui para os KPIs de manutenção?
A encomenda precisa suporta diretamente KPIs como MTTR (Tempo Médio para Reparar), garantindo a disponibilidade de peças. Melhora o OEE (Eficiência Global do Equipamento) reduzindo o tempo de inatividade devido a atrasos de peças e ajuda a gerir os custos de manutenção por ativo, otimizando o desempenho financeiro.
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