Purchasing · Intermediate

Registrar una Entrega Parcial

Aprenda a registrar únicamente las cantidades recibidas de una orden de compra y a comprobar que el saldo por entregar sigue pendiente.

El registro preciso de las recepciones de materiales es fundamental para una gestión de inventario eficaz dentro de cualquier CMMS. Registrar una entrega parcial permite a las organizaciones mantener niveles de stock precisos y hacer un seguimiento del saldo pendiente de las órdenes de compra, asegurando que las operaciones no se vean interrumpidas por la escasez de materiales y, al mismo tiempo, gestionando el rendimiento del proveedor de manera efectiva.

Where it's available and step by step

Step by step in ManWinWin Desktop

1
Abra la orden de compra correspondiente a la entrega parcial y compruebe que el proveedor y los materiales coinciden con los bienes recibidos.
2
Compare la cantidad pedida en cada línea entregada con las cantidades ya recibidas para determinar el saldo pendiente antes de esta entrega.
3
Inicie un registro de entrega vinculado a esa orden de compra mediante la acción de recepción disponible.
4
Seleccione únicamente las líneas incluidas en esta entrega y deje las líneas no entregadas fuera del registro de recepción.
5
Introduzca la cantidad recibida ahora en cada línea seleccionada, no la cantidad acumulada de las entregas anteriores.
6
Revise las cantidades comparándolas con la entrega real y confirme la recepción sin registrar el saldo por entregar como recibido.
7
Compruebe que el saldo de cada línea equivale a la cantidad pedida menos todas las recepciones, incluida esta, y que las cantidades que aún se esperan siguen pendientes.

Theory and technical background

Importancia de Registros de Inventario Precisos

Los registros de inventario precisos son cruciales para optimizar las operaciones de mantenimiento. Un inventario mal gestionado, ya sea por recuentos de stock incorrectos o entregas parciales no registradas, puede provocar retrasos costosos, gastos de transporte excesivos o escasez de repuestos críticos. La norma EN 13306 destaca la importancia de una gestión adecuada de los materiales para la eficacia del mantenimiento, impactando directamente en la disponibilidad y fiabilidad de los activos. Un seguimiento adecuado garantiza que las piezas correctas estén disponibles en el momento adecuado, minimizando el tiempo de inactividad y apoyando actividades de planificación sólidas.

Impacto en Adquisiciones y Rendimiento del Proveedor

Las entregas parciales, aunque a veces necesarias, requieren un seguimiento meticuloso para mantener el control sobre el proceso de adquisición. Registrarlas con precisión en un CMMS permite una visibilidad en tiempo real de las cantidades pendientes de pedido, informando futuras decisiones de compra. Este proceso también proporciona datos valiosos para evaluar métricas de rendimiento del proveedor, como las tasas de entrega a tiempo y la precisión en el cumplimiento del pedido. Dichas ideas son vitales para la gestión estratégica de las relaciones con los proveedores y para garantizar la continuidad del suministro, lo que influye directamente en la planificación y ejecución del mantenimiento.

Gestión de Saldos Pendientes y Precisión Financiera

Cuando ocurre una entrega parcial, el CMMS debe reflejar con precisión el saldo restante de la orden de compra. Esto asegura que la organización solo procese pagos por los bienes recibidos, manteniendo la precisión financiera y evitando pagos en exceso. Cerrar incorrectamente una orden de compra prematuramente, o no rastrear las cantidades pendientes, puede llevar a discrepancias entre el stock físico y los registros financieros. Mantener un registro preciso de las entregas parciales garantiza que todas las futuras recepciones para el mismo pedido se asocien y reconcilien correctamente, alineándose con las mejores prácticas en gestión de activos y control financiero.

Best practices

Siempre verifique las cantidades con los bienes físicos recibidos antes de actualizar el sistema.
Comunique prontamente con los proveedores sobre los artículos no entregados para gestionar las expectativas.
Reconcilie regularmente el inventario físico con los registros del CMMS para detectar discrepancias.
Utilice los registros de entrega parcial para analizar el rendimiento de entrega del proveedor a lo largo del tiempo.

Frequently asked questions

¿Por qué es importante registrar entregas parciales?

Registrar entregas parciales asegura niveles de inventario precisos, previene pagos excesivos por bienes aún no recibidos y proporciona datos cruciales para rastrear el saldo restante de órdenes de compra y evaluar el rendimiento del proveedor.

¿Qué sucede si una entrega parcial no se registra correctamente?

Un registro incorrecto puede llevar a imprecisiones en el inventario, desabastecimientos de piezas críticas, discrepancias financieras y dificultades en la gestión de futuras recepciones y pagos a proveedores, impactando la eficiencia del mantenimiento.

¿Las entregas parciales pueden afectar la programación del mantenimiento?

Sí, si las piezas para una tarea de mantenimiento planificada llegan parcialmente o se registran incorrectamente, puede provocar retrasos en la programación, afectando la disponibilidad del activo (OEE) y aumentando potencialmente el tiempo de inactividad a la espera del pedido completo.

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